Administrateur ou Administratrice de Bureau Office Administrator

• Assure des communications téléphoniques et postales internes et externes pratiques pour maintenir une image professionnelle.
• Aide avec les factures, les bons de commande, les feuilles de temps et les rapports de dépenses.
• Coordonne l'ensemble des activités administratives liées à l'administration du Bureau.
• Superviser l'entretien et la modification des bureaux et de l'équipement, ainsi que l'aménagement, l'aménagement et l'entretien ménager des bureaux.
• Négocie l'achat de fournitures et de mobilier de bureau, d'équipement de bureau, etc., pour l'ensemble du personnel conformément aux politiques d'achat de l'entreprise et aux restrictions budgétaires.
• Superviser l'entretien de l'équipement de bureau, y compris le photocopieur et le télécopieur.
• Responsable des opérations quotidiennes de l'installation (comme la distribution des clés d'accès des bâtiments et la sauvegarde des cartes d'accès de sécurité).
• Participer au besoin aux projets spéciaux assignés par le gestionnaire.
• Planifie et coordonne l'espace de réunion et la logistique pour diverses réunions, y compris les réunions de direction, les visiteurs externes et les visites / entrevues des candidats.
• Coordonner et organiser les itinéraires et les arrangements de voyage, y compris, mais sans s'y limiter, le transport aérien et terrestre, l'hébergement et d'autres besoins de voyage. Planifie des itinéraires complexes et accélère les changements de dernière minute.
• Maintient et organise les fichiers.
• Peut fournir des services d'accueil ministériels, recevoir et diriger des visiteurs ou des appels.
• Répondre de manière proactive à diverses demandes par des mesures rapides et une approche positive et consultative.
• Suivre les procédures de sûreté et de sécurité de l'entreprise et déterminer les mesures appropriées.  Signale les conditions potentiellement dangereuses et utilise correctement les matériaux et l'équipement.
• Assiste au travail régulièrement et ponctuellement, comme prévu ou prévu.
• Se conforme au Manuel de l'employé, au Code de conduite et aux politiques et procédures de l'entreprise.
• Présent, soutien et exemple avec une attitude axée sur la sécurité et la qualité.

Connaissances, compétences et capacités: 

Compétences avancées:

• Applications Microsoft Office, y compris Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
• Lire, analyser et interpréter des informations commerciales générales.
• Gestion du calendrier, priorisation et organisation.
• Bonne connaissance pratique des processus de messagerie tels que les machines postales, FedEx et UPS.
• Capacité de résoudre des problèmes pratiques et de traiter une variété de variables concrètes dans des situations où il n'existe qu'une normalisation limitée.
• Capacité de gérer les délais serrés et les changements de dernière minute, de s'adapter rapidement, d'anticiper les besoins et de résoudre les problèmes de manière indépendante.
• Traite des questions et des problèmes modérément complexes et renvoie les questions plus complexes au personnel de niveau supérieur.
• Exerce son pouvoir discrétionnaire et maintient la confidentialité.
• Prospère dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution.
• Capacité de travailler de manière autonome, nécessitant une supervision minimale.
• Fait preuve de fiabilité et de cohérence.
• Bilingue en français et en anglais et possède d'excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux
• Les compétences fonctionnelles comprennent la responsabilisation, l'établissement des priorités, la communication, la collaboration et le souci du détail.

• École secondaire/GED, obligatoire.
• 3 ans ou plus d'expérience en administration de bureau, requis.
  

• Médical, prescription, dentaire et vision date d'entrée en vigueur de l'embauche
• La vie de base et Vie dépendante
• Invalidité de courte et de longue durée
• REER avec 6 % de contrepartie de l'entreprise
• 4 semaines de congés payés (PTO) et 10 jours fériés payés
• Remboursement des frais de scolarité et de la voiture verte
• Jumelage de bénévoles et d'organismes de bienfaisance
• Congé parental payé et congé sabbatique payé
• Prime de recommandation des employés
• Rabais pour les employés et programmes de mieux-être
• Remboursement du bien-être 680 $ CAD par année
  

• Ensures practical internal and external telephone and mail communications to maintain a professional image.
• Assists with invoices, purchase orders, timesheets, and expense reports.
• Coordinates overall administrative activities in relation to Office Administration.
• Supervises the maintenance and alteration of office areas and equipment, as well as layout, arrangements, and housekeeping of office facilities.
• Negotiates the purchase of office supplies and furniture, office equipment, etc., for the entire staff in accordance with company purchasing policies and budgetary restrictions.
• Supervises the maintenance of office equipment, including copier and fax machine.
• Responsible for the facility's day-to-day operations (such as distributing building access keys and backup to security access cards.)
• Participates as needed in special projects assigned by the manager.
• Schedules and coordinates meeting space and logistics for various meetings, including executive meetings, external visitors, and candidate visits/interviews.
• Coordinates and arranges travel itineraries and arrangements including, but not limited to, air and ground transportation, lodging, and other travel needs. Plans complex itineraries and expedites last-minute changes.
• Maintains and organizes files.
• May provide departmental reception services, receiving and directing visitors or calls.
• Proactively responds to various requests with expeditious action and a positive, consultative approach.
• Follows company safety and security procedures and determines appropriate action.  Reports potentially unsafe conditions and uses materials and equipment properly.
• Attends work regularly and punctually, as scheduled or expected.
• Complies with Employee Handbook, Code of Conduct, and Company Policies & Procedures.
• Present, support, and lead-by-example with a safety and quality-oriented attitude.

• Microsoft Office applications, including Outlook, Teams, Word, Excel, and PowerPoint.
• Reading, analyzing, and interpreting general business information.
• Calendar management, prioritization and organization.
• Good working knowledge of mail processes such as postage machines, FedEx, and UPS.
• Ability to solve practical problems and deal with a variety of concrete variables in situations where only limited standardization exists.
• Capacity to handle tight deadlines and last-minute changes, adapt quickly, anticipate needs, and problem-solve independently.
• Handles moderately complex issues and problems and refers more complex issues to higher-level staff.
• Exercises discretion and maintains confidentiality.
• Thrives in a fast-paced, constantly evolving environment.
• Ability to work autonomously, requiring minimal supervision.
• Exhibits dependability and consistency.
• Bilingual in French and English and possesses excellent oral and written communication skills in both
• Functional competencies include accountability, prioritization, communication, collaboration, and attention to detail.

• High school/GED, required.
• 3 or more years of experience in office administration, required.

• Medical, Prescription, Dental and Vision effective date of hire
• Basic Life and Dependent Life 
• Short- and Long-Term Disability
• RRSP with 6% company match
• 4 weeks Paid Time Off (PTO) and 10 Paid Holidays
• Tuition and Green Car reimbursement
• Volunteer and Charity Matching
• Paid Parental Leave and Paid Sabbatical Leave
• Employee Referral Bonus
• Employee Discounts and Wellness programs
• Wellness Reimbursement $680 CAD annually